Tipuri de evenimente: de la conferințe până la nunți

Fie că este vorba de nunți, congrese, petreceri sau mici recepții – indiferent de amploarea și anvergura evenimentului, chiar de la început ar trebui să ne punem întotdeauna aceleași întrebări: Care este contextul evenimentului meu? Câte persoane invit? Când va avea loc totul? Și unde organizez evenimentul? Așadar, ar trebui să ne punem, ca să zicem așa, întrebarea esențială privind sensul evenimentului înainte de planificare și să nu începem pur și simplu. Sau să o spunem astfel: evenimentele planificate fără un plan clar se recunosc, de obicei, destul de repede…

Pentru a te ajuta puțin în luarea deciziei, am adunat pentru tine câteva tipuri de evenimente. Să-i spunem un fel de „ce dorești?” din lumea evenimentelor.

Evenimente de seară și petreceri (gale/baluri/petreceri)

Un aspect banal, dar totuși determinant pentru eveniment, este faptul că evenimentele de seară, fie că este vorba de o gală formală, un bal sau o petrecere informală, au loc seara. De cele mai multe ori, participanții vin însoțiți (de bunăvoie sau nu), ceea ce influențează puternic numărul de participanți. În funcție de forma evenimentelor de seară, balurile și galele (da, se numesc chiar „gale”) sunt ceva mai complexe din punct de vedere al organizării în comparație cu petrecerile.

În timp ce la baluri și gale se pune accentul pe materiale de înaltă calitate la Invitații, Meniuri și Deko de care ar trebui să se folosească, sunt adesea suficiente la petreceri Fluturași, Autocolante și farfurii de carton.

Expoziții și târguri

Din punct de vedere comercial, aici se pot stabili o mulțime de contacte noi; se poate prezenta compania sau produsul unui public larg, de cele mai multe ori foarte interesat. Vizitatorii vin, ca să zicem așa, cu dorința de a descoperi ceva nou. Pe de o parte, acest lucru facilitează procesul; pe de altă parte, din păcate, nu ești singur, așa că ar trebui să te ocupi din timp de echiparea corespunzătoare a standului său de expoziție se ocupă. 

Mijloace posibile de a direcționa vizitatorii către propriul stand: Teancuri, Steaguri, Stâlpi luminoși, Corturi/pavilioane și multe altele Materiale publicitare. Pentru că este important să umplem popularele pungi de târg cu propriile noastre materiale, înainte ca altcineva să o facă. Aici se poate fi și puțin mai creativ; al cincilea pix s-ar putea să nu mai aibă acel efect „wow” de altădată.

Toți participanții la eveniment pot accesa

Desigur, ne bucurăm să vedem fețe cunoscute la evenimentul nostru. Dar și fețele noi ne ajută să avansăm din punct de vedere comercial. Desigur, acești potențiali vizitatori ai evenimentului nu pot fi atinși prin propriile canale CRM (adică prin gestionarea clienților existenți). Deoarece achiziția de clienți noi este un domeniu foarte diversificat și ar depăși cadrul acestui mic subpunct, voi spune doar atât: cine ar putea fi potențialii clienți noi și cum îi pot contacta? Indiferent dacă îi abordez prin campanii de targetare specială prin reclame pe rețelele sociale sau prin campanii out-of-home plasate strategic (vezi articolele noastre pe această temă Publicitate exterioară), dacă nu știu cine ar trebui să fie viitorii vizitatori, va fi dificil, costisitor și cu puține șanse de a avea cozi lungi la intrare. 

Festivalurile, evenimente de primă mână

Spre deosebire de micile recepții, festivalurile sunt practic cursul magistral al industriei evenimentelor. Vizitatorii stau și ei în picioare, dar aceasta este probabil singura asemănare, deoarece un festival poate deveni, în funcție de dimensiune, o adevărată sarcină organizatorică de proporții uriașe. Aici s-ar putea să fie suficient să te limitezi la bannere de scenă și afișaje, dar odată ce se așteaptă câteva mii de oaspeți, Lista de producție aproape nelimitat.

Echipament pentru aniversarea companiei

Sărbătorirea unei aniversări este aproape o chestiune personală. Angajați, colegi și clienți importanți – cam asta e tot. Te sărbătorești, ca să zicem așa, pe tine însuți și, pentru a-ți aminti cât mai mult timp de acest moment, este important să alegi Articole promoționale extrem de important. Astfel, cu ocazia unei aniversări de 30 de ani, se poate exprima admirația față de Insignă aniversară de 10 ani abia reușind să-mi stăpânesc râsul la vederea colegei de la masa vecină.

Sărbătorirea iubirii dintre doi oameni

Deși denumirea „Masterclass” a fost deja atribuită festivalurilor, nunțile sunt, din punct de vedere al organizării, perfect comparabile cu festivalurile. Deși, de regulă, numărul invitaților este mai mic decât „mii”, adesea se creează impresia că sunt atât de mulți. Mai ales în cazul nunților se aplică următoarea regulă: uneori banii nu mai contează, nimic nu trebuie să lipsească și dacă... Plăcuță informativă dacă săgeata care indică „bufetul” s-a îndoit brusc sau dacă textul de pe ea s-a șters, nivelul de dramă crește rapid până la cote inimaginabile.

Conferințe și congrese

Aici se întâlnesc experți, uneori chiar cu participare internațională, iar evenimentele durează de la o zi până la câteva zile. Oamenii vin pentru a obține ceva. Chiar dacă acest lucru se limitează mai degrabă la aspecte de afaceri, totuși Blocuri, Pliant, Broșuri sau Mape de luat în considerare – acestea ar trebui, așadar, să fie realizate în cadrul strategiei de branding a conferinței/congresului.

Consolidarea echipei proprii

Consolidarea spiritului de echipă, cunoașterea reciprocă mai bună, distracția. Acestea sunt pilonii de bază ai evenimentelor organizate în cadrul companiei. Există numeroase posibilități de a consolida aceste legături umane. Poate fi vorba de o după-amiază cu diverse jocuri sportive, dar se poate și găti împreună. Ceea ce așteaptă cu nerăbdare aproape toată lumea, indiferent de tipul evenimentului, sunt amintirile precum Tricouri sau Jachete. 

Prezentarea produselor noi

Modul în care doriți să prezentați noile produse sau realizări ține de gustul fiecăruia. De la prezentări susținute de vedete până la mici lansări de produse în cadrul ședințelor săptămânale, de la spectacole de lumini și laser până la o prezentare PowerPoint. Fie că doriți un BIG BANG sau nu, alegerea vă aparține. Dimensiunea evenimentului este însă, desigur, un factor decisiv pentru pregătirea acestuia. De la postere amplasate în interior până la Campanii publicitare în spații publice Totul este posibil.

Seminarii și ateliere

Transmiterea cunoștințelor – aceasta este esența. Tocmai în cadrul unui grup restrâns, acest flux de informații este cel mai eficient, cu condiția să existe spațiul adecvat și o pregătire corespunzătoare. Pauzele sunt importante, la fel și masa. Deși există posibilitatea de a organiza seminarii și ateliere și online, sub formă de webinarii, contactul personal aduce avantaje. Depinde în mare măsură de durata și de temele abordate; astfel, pentru seminarii de două ore, nu ar fi necesar ca toți angajații din alte regiuni să se deplaseze. Totuși, cine a participat vreodată la un atelier de mai multe zile de la distanță, în fața ecranului, ar prefera cu siguranță deplasarea fizică.

Dacă se organizează un seminar „offline”, se poate lua în considerare producția de materiale „offline”, cum ar fi Pixuri, Mape, Blocuri sau chiar întregi Broșuri în legătură cu domeniile de specialitate care urmează să fie discutate.

Ziua porților deschise

Așa cum sugerează și numele, vizitatorii sunt invitați să ia parte la activitatea de zi cu zi. Aceasta se poate referi la activitatea școlară, dar și la cea de birou, la halele de producție sau la instituțiile de cercetare. Este vorba, ca să spunem așa, de mici evenimente de PR, în cadrul cărora se poate oferi o privire autentică în culisele activității. Pentru a prelungi puțin această experiență, se pot oferi cadouri promoționale și mici suveniruri, astfel încât vizitatorii să păstreze o amintire plăcută și să se integreze, într-un fel, în viața de zi cu zi a acestora.